RoutinePilot

Digitale Mitarbeiter für Unternehmen

Weniger Büroarbeit.Schnellere Antworten. Mehr Zeit fürs Kerngeschäft.

RoutinePilot entwickelt digitale Mitarbeiter, die Informationen aus E-Mails, Dokumenten, Formularen und vorhandenen Systemen verarbeiten, nächste Schritte vorbereiten und wiederkehrende Abläufe koordinieren – innerhalb klar festgelegter Regeln und Berechtigungen.

Beispiel per E-Mail senden Möglichkeiten ansehen

Erste Demonstration mit anonymisierten Beispielen – ohne Systemanbindung.

Beispielhafter Ablauf Geschäftsvorgang koordinieren
Demonstration
  1. 01
    Informationen erfassen E-Mail, Formular oder Dokument
    erfasst
  2. 02
    Regeln und Daten prüfen Fehlendes und Ausnahmen markieren
    geprüft
  3. 03
    Nächsten Schritt vorbereiten Entwurf, Aufgabe oder Systemeintrag
    zur Freigabe
Freigaben passend zum RisikoMenschliche Kontrolle bleibt erhalten

Schematische Darstellung – keine Abbildung einer fertigen Plattform.

01Modular für einzelne Aufgaben oder Prozessketten

02Verknüpfbar mit freigegebenen Systemen und Daten

03Kontrolliert durch Regeln, Rechte und Freigaben

Wenn Abläufe zwischen Systemen hängen bleiben

Nicht die einzelne Aufgabe kostet Zeit – sondern das ständige Dazwischen.

Informationen kommen aus verschiedenen Quellen, müssen geprüft, übertragen, weitergegeben und später erneut aufgegriffen werden.

01

Informationen sind verteilt

E-Mails, Dokumente, Tabellen und Fachprogramme enthalten Teile desselben Vorgangs.

02

Routine wird wiederholt

Daten werden geprüft, übertragen, formuliert und an mehreren Stellen erneut gepflegt.

03

Nächste Schritte gehen verloren

Rückfragen, Wiedervorlagen, Termine und interne Aufgaben müssen zuverlässig verfolgt werden.

Nicht nur E-Mail

Digitale Mitarbeiter können ganze Arbeitsabläufe unterstützen.

Sie nehmen Informationen aus freigegebenen Quellen auf, verarbeiten sie nach vereinbarten Regeln und bereiten den passenden nächsten Schritt vor.

01

Kundenservice

Anfragen einordnen, fehlende Angaben erkennen, Antworten vorbereiten und Status nachhalten.

02

Vertrieb & Angebote

Interessenten qualifizieren, Angebotsgrundlagen sammeln, Entwürfe vorbereiten und Wiedervorlagen auslösen.

03

Termin- & Einsatzplanung

Verfügbarkeiten abgleichen, Termine vorbereiten, Beteiligte informieren und Unterlagen zusammenstellen.

04

Dokumente & Daten

Informationen aus Dokumenten erfassen, Daten prüfen, übertragen und für die Ablage vorbereiten.

05

Interne Abläufe

Checklisten, Freigaben, Aufgabenverteilung, Onboarding-Schritte und wiederkehrende Meldungen koordinieren.

06

Wissen & Auswertung

Freigegebenes internes Wissen auffindbar machen, Berichte zusammenfassen und Auffälligkeiten markieren.

Eingänge E-Mails · Formulare · Dokumente · Tabellen
Digitaler Mitarbeiter Regeln · KI-Auswertung · Prüfungen · Freigaben
Ergebnisse Entwürfe · Aufgaben · Termine · Systemeinträge
Nicht jeder Prozess gehört automatisiert.

Gut geeignet sind digitale, wiederkehrende Abläufe mit klaren Regeln. Was konkret möglich ist, hängt von vorhandenen Daten, Schnittstellen, Zugriffsrechten und den gewünschten Freigaben ab. Kritische Entscheidungen bleiben beim Menschen.

Drei typische Einstiege

Konkrete Abläufe statt abstrakter KI-Versprechen.

Jede Demonstration arbeitet zunächst mit frei erfundenen oder anonymisierten Daten. Erst danach wird geprüft, ob eine technische Anbindung sinnvoll und sicher möglich ist.

Kundenservice

Kundenanfrage vorbereiten

  1. EingangE-Mail oder Formular
  2. PrüfungAnliegen, Dringlichkeit, fehlende Angaben
  3. ErgebnisAntwortentwurf und nächste Aufgabe
Vertrieb

Angebotsprozess vorbereiten

  1. EingangAnfrage, Notizen oder Leistungsdaten
  2. PrüfungVollständigkeit, Zuständigkeit, Rückfragen
  3. ErgebnisAngebotsgrundlage und Wiedervorlage
Dokumente

Dokumentenablauf strukturieren

  1. EingangPDF, Scan oder Tabellenexport
  2. PrüfungDaten erfassen, Abweichungen markieren
  3. ErgebnisGeprüfter Datensatz zur Freigabe

Die Beispiele zeigen mögliche Abläufe. Die konkrete technische Machbarkeit hängt von Datenqualität, Schnittstellen, Berechtigungen und der vorhandenen Software ab.

Von einzelnen Aufgaben bis zu Prozessketten

Ein digitaler Mitarbeiter verbindet Informationen, Regeln und nächste Schritte.

Er kann einen einzelnen Arbeitsschritt vorbereiten oder mehrere klar definierte Schritte miteinander verbinden. Aufgabe, Rechte und Freigaben werden vorab festgelegt.

Zur Einführung
01

Erfassen

Informationen aus freigegebenen E-Mails, Formularen, Dokumenten oder Systemen aufnehmen.

02

Verstehen

Inhalte zusammenfassen, einordnen und dem passenden Vorgang zuordnen.

03

Prüfen

Fehlende Angaben, Regeln, Fristen und definierte Ausnahmen erkennen.

04

Vorbereiten

Antworten, Angebote, Aufgaben, Termine oder Systemeinträge als nächsten Schritt vorbereiten.

05

Übergeben

Ergebnisse mit Quellen, Hinweisen und erforderlichen Freigaben vorlegen.

06

Nachverfolgen

Wiedervorlagen, offene Punkte und vereinbarte Fristen kontrolliert im Blick behalten.

Konkretes Beispiel

Von einer unvollständigen Anfrage zu einem prüfbaren Entwurf.

Dieses Kundenservice-Beispiel ist nur einer von vielen möglichen Einstiegen. Der tatsächliche Ablauf wird individuell festgelegt.

Eingang · Beispiel 08:42 Uhr

Von kunde@example.de
Betreff Heizung bleibt kalt

„Guten Morgen, unsere Heizung ist seit heute früh ausgefallen. Können Sie jemanden vorbeischicken? Am besten noch heute.“

Frei erfundene, nicht personenbezogene Beispielanfrage

Vorbereitung Entwurf
Anliegen
Heizungsausfall
Dringlichkeit
zeitnah prüfen
Fehlende Angaben
Kundennummer, Adresse, Anlagentyp
Vorgeschlagene Rückfrage

Guten Morgen, danke für Ihre Nachricht. Damit wir den Einsatz prüfen können, benötigen wir noch Ihre Kundennummer, die Einsatzadresse und – falls bekannt – den Anlagentyp.

Prüfung und Versand durch eine zuständige Person

So funktioniert die Einführung

Klein beginnen. Klar prüfen. Bewusst entscheiden.

RoutinePilot ist eine individuelle Pilot- und Einführungslösung, keine fertige Standardplattform.

  1. 1

    Verstehen

    Einen Ablauf auswählen

    Wir wählen eine häufige Büroaufgabe mit ihren Ausnahmen.

  2. 2

    Zeigen

    Eine Demonstration erstellen

    Anonymisierte Beispiele zeigen den möglichen Ablauf.

  3. 3

    Begrenzen

    Regeln und Rechte festlegen

    Berechtigungen, Freigaben und Ausnahmen werden festgelegt.

  4. 4

    Erproben

    Kontrolliert pilotieren

    Ein begrenzter Pilot startet nach gemeinsamer Prüfung.

Sicherheit, Datenschutz und Berechtigungen

Klare Regeln für Daten, Berechtigungen und Freigaben.

RoutinePilot-Lösungen werden so geplant, dass der Anbieter im Normalbetrieb keinen manuellen Zugriff auf Unternehmensdaten benötigt. Der digitale Mitarbeiter verarbeitet ausschließlich die für den vereinbarten Ablauf freigegebenen Daten und greift nur auf ausdrücklich freigegebene Systeme zu.

Berechtigungsmodell · Prinzipdarstellung

Unternehmen bestimmt Aufgabe, Regeln und Rechte
ausdrückliche Freigabe
Digitaler Mitarbeiterarbeitet nur im vereinbarten Rahmen

Keine zusätzlichen Bereiche

Keine eigenmächtigen Nachrichten

Keine ungeregelten Entscheidungen

01

Kontrolle beim Unternehmen

Das Unternehmen behält jederzeit die Kontrolle über Berechtigungen, Freigaben und automatisierte Abläufe.

02

Nur freigegebene Bereiche

Der technische Zugriff bleibt auf den vereinbarten Ablauf und ausdrücklich freigegebene Bereiche begrenzt.

03

Support zeitlich begrenzt

Falls Unterstützung an einer Kundenumgebung erforderlich ist, erfolgt der Zugriff nur auf Veranlassung des Unternehmens, zeitlich begrenzt und wird nach Abschluss wieder entzogen.

04

Automatisierung nach Regeln

Nachrichten und Entscheidungen werden nur innerhalb vorher vereinbarter Regeln und Freigaben automatisiert.

Wichtig: Die technischen Schutzmaßnahmen hängen von der vereinbarten Lösung und Betriebsumgebung ab und werden vor dem Einsatz dokumentiert.

Was ein Pilot konkret liefert

Ein klarer Entscheidungs­rahmen – bevor Systeme verbunden werden.

Der Einstieg soll nicht möglichst groß sein, sondern so konkret, dass Nutzen, Grenzen, Aufwand und Sicherheitsanforderungen beurteilt werden können.

01

Ablaufanalyse

Ein wiederkehrender Prozess wird mit Eingängen, Entscheidungen, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten beschrieben.

02

Demonstration

Ein nachvollziehbarer Beispielablauf zeigt mit anonymisierten Daten, welche Schritte vorbereitet werden könnten.

03

Regeln & Rechte

Benötigte Daten, Berechtigungen, menschliche Freigaben und Grenzen werden sichtbar dokumentiert.

04

Machbarkeit

Vorhandene Systeme, mögliche Schnittstellen, Risiken und der voraussichtliche Einführungsaufwand werden eingeordnet.

Ergebnis

Eine belastbare Grundlage für die Entscheidung: nicht umsetzen, anpassen oder kontrolliert pilotieren.

Keine Systemanbindung ohne separate Freigabe

Unverbindliches Pilotangebot

Erst demonstrieren. Dann bewusst über einen Pilotbetrieb entscheiden.

RoutinePilot beginnt mit einem klar abgegrenzten Ablauf und anonymisierten Beispielen. Eine technische Anbindung oder ein Pilotbetrieb erfolgt erst nach separater Prüfung und Entscheidung.

  • Beispielablauf ohne Zugriff auf interne Systeme
  • Schriftliche Einordnung von Nutzen, Grenzen und Voraussetzungen
  • Pilotbetrieb nur nach ausdrücklich vereinbartem Umfang
Beispiel per E-Mail senden

Häufige Fragen

Was vor einem Pilotprojekt wichtig ist.

Geht es bei RoutinePilot nur um E-Mails?

Nein. E-Mail ist ein möglicher Eingangskanal. Ein digitaler Mitarbeiter kann auch mit freigegebenen Formularen, Dokumenten, Tabellen, Kalendern oder Fachsystemen arbeiten.

Welche Abläufe können unterstützt werden?

Zum Beispiel Kundenservice, Angebotsvorbereitung, Termin- und Einsatzplanung, Dokumentenverarbeitung, Datenpflege, Wiedervorlagen, interne Checklisten und Auswertungen.

Funktioniert das mit jedem vorhandenen Programm?

Nicht automatisch. Eine Verbindung kann je nach System über Schnittstellen, freigegebene Exporte, E-Mail oder andere kontrollierte Integrationen erfolgen. Die technische Machbarkeit wird vor einem Pilot geprüft.

Kann jeder Prozess vollständig automatisiert werden?

Nein. Besonders geeignet sind wiederkehrende digitale Abläufe mit klaren Regeln. Unklare, seltene oder risikoreiche Entscheidungen sollten beim Menschen bleiben.

Gibt es bereits eine fertige Standardplattform?

Nein. RoutinePilot wird zunächst individuell als Pilot- und Einführungslösung für einen klar abgegrenzten Ablauf eingerichtet.

Ersetzt ein digitaler Mitarbeiter Beschäftigte?

Nein. Er übernimmt oder bereitet definierte Routineaufgaben vor. Verantwortung, Ausnahmen und notwendige Freigaben bleiben bei zuständigen Personen.

Führt der digitale Mitarbeiter Aktionen automatisch aus?

Nur soweit dies ausdrücklich vereinbart und technisch freigegeben wurde. Kritische Nachrichten, Buchungen oder Entscheidungen können weiterhin eine menschliche Freigabe erfordern.

Wie beginnt eine unverbindliche Demonstration?

Senden Sie eine kurze Beschreibung eines wiederkehrenden Ablaufs oder ein anonymisiertes Beispiel per E-Mail – zunächst ohne vertrauliche Echt-Daten.

Kontakt per E-Mail

RoutinePilot unverbindlich kennenlernen

Schildern Sie uns per E-Mail einen wiederkehrenden Büro- oder Geschäftsablauf oder senden Sie uns eine anonymisierte Beispielanfrage. Wir zeigen Ihnen zunächst unverbindlich, wie ein digitaler Mitarbeiter diesen Ablauf unterstützen könnte.

Beispiel per E-Mail senden kontakt@routinepilot.de Kein Formular · bitte keine vertraulichen Echt-Daten senden